123. Trazabilidad del dato.

La trazabilidad del dato es la pieza angular sobre la que se basa el control contable moderno en Europa. El arma silenciosa, pero incansable que vela por la estabilidad económica de la zona Euro.

Trazabilidad del dato
Descuadres

Explicamos a continuación, evitando tecnicismos, en qué consiste, como se implementa y los beneficios aporta a la estabilidad económica.

Los datos contables almacenados en sistemas automatizados de información, son una gran herramienta para el control interno básico de compras y pagos.

Es de obligatoria confección cuando hay una actividad económica productiva desarrollada individual o colectivamente.

El registro de movimientos está basado en la fecha en que se produce cada acción financiera. Los bancos, como tesoreros principales de la actividad económica, no solo están obligados a mantener su contabilidad interna, sino que además son una fuente de información, que ayuda a contrastar la actividad financiera de todos sus clientes.

Los movimientos contables tienen siempre asociado un número de cuenta contable. Se trata de un código numérico, que tiene una estructura concreta predefinida y que se usa para codificar e identificar la misión del movimiento económico.

El plan contable, es el conjunto de cuentas contables vigentes, y que urgen y deben ser usadas para la confección de la contabilidad. Se va actualizando con el tiempo, a medida se precisan regular nuevas actividades.

La trazabilidad del dato contable consiste en la inclusión de un número secuencial que se incluye junto al movimiento contable.

Ese número secuencial se conserva siempre asociado al registro contable básico. Una vez generado y asociado al movimiento contable, ya siempre queda asociado al mismo en todo el proceso de cuadre contable.

Lo más práctico es construir ese estampador de números con un nombre de secuencia asociado a la naturaleza del producto bancario, como por ejemplo :

“2019PAS00000000001” serviría para identificar el primer movimiento del año 2019 del tipo de producto PASivo.

La misma secuencia de letras y números, pero terminada en 2, en lugar de uno, identificaría al siguiente movimiento y así sucesivamente.

La gran utilidad de no perder el origen de la información dentro de todo el proceso de cuadre contable, es principalmente que en caso de descubres o de investigación fiscal, es fácil localizar el conjunto global de apuntes contables que dan origen al descuadre.

Esto confecciona un hilo conductor en la información financiera que permite tirar de él para saber que titulares están originando los descuadres contables, el volumen de los mismos y minimizar al máximo el conjunto de personas necesarios para detectar y corregir los errores contables.

La gran ventaja que aporta la trazabilidad del dato, es que se reduce drásticamente el tiempo y recursos necesarios para investigar actividades irregulares, que pueden ir desde contabilidades paralelas hasta la financiación del terrorismo.

Los pequeños y grandes defraudadores así como las actividades y organizaciones de ilegal actividad, tienen ahora a las matemáticas y a la trazabilidad del dato en su contra. Es muchísimo más sencillo y automático localizar dinámicas irregulares entre distintas sociedades vinculadas por sus cobros y pagos.

Si alguien compra un explosivo para cometer un atentado y unos detonadores, las contabilidades y los movimientos financieros ayudarán muchísimo en localizar todas y cada una de las personas que han colaborado económicamente.

Si alguien defrauda en la compra, venta e instalación de materiales o provisión de servicios, será más fácil ahora detectarlo.

Si alguien alquila una vehículo pesado para cometer un atentado terrorista, será más fácil localizar quienes han dotado económicamente esa operación.

La trazabilidad del dato es buena, se ha implementado ya, para quedarse.

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